Vandaag was het weer zover: ik moest onze papieren weer even bijwerken. Tegenwoordig vind ik de administratie bijhouden een leuk klusje van een halfuurtje werk. Maar dat is weleens anders geweest!
Tot een jaar of twee geleden was ‘de administratie bijhouden’ überhaupt geen taak op een van mijn vele to-do lijstjes. We hadden wel een plek waar de meeste rekeningen en bankafschriften terecht kwamen, maar de administratie doen, was niet iets waar ik bewust tijd in stak.

Papieren

Van allerlei kanten kwamen er papieren ons huis binnen. Natuurlijk braakte de brievenbus de nodige papieren uit en namen de kinderen werkjes of gemaakte toetsen mee van school. En wat dacht je van materiaal van gevolgde cursussen, goede ideeën, flyers, garantiebewijzen en notulen van vergaderingen…? Sommige papieren waren nutteloos, andere misschien ooit handig, sommige belangrijk maar niet urgent, sommige schattig en/of zielig om weg te gooien en weer andere papieren waren er gewoon. Veel papier dus.

Stapels

Nou heeft papier één groot voordeel: je kunt het heerlijk stapelen! Het liefst op de rand van de tafel of het bureau tegen een muur aan. Ik was daar heel goed in geworden, al zeg ik het zelf ? Op minstens vier plekken in huis verzamelde ik stapels papieren. En als ik dan iets nodig had, wist ik zeker dat het ergens lag. Maar waar? Het nadeel van een stapel papier is namelijk dat het allemaal op elkaar lijkt en je (dus) nooit zomaar dát document terugvindt wat je nodig hebt.

Als het me echt te gek werd en ik de moed vond, ging ik de stapels te lijf en zocht ik alles uit. Dan kwam ik er achter dat er heel veel nutteloos was, de categorie ‘misschien ooit handig’ allang verlopen was, ‘belangrijk, maar niet urgent’ inmiddels HEEL urgent geworden (oeps!) en dat het helemaal niet zo zielig was om tekeningen en toetsblaadjes weg te gooien!
Verzekeringspolissen, bankafschriften en post van de Belastingdienst deed ik daarna in een ordner – als ik de perforator kon vinden. Dan voelde ik me trots en voldaan en was de plek leeg om een nieuwe stapel te kunnen beginnen…

Wat betreft de administratie bijhouden zou ik met de kennis van nu willen zeggen: ik miste visie en een werkbaar systeem.

Tips

Nooit gedacht dat het zou kunnen, maar die visie en dat systeem heb ik nu wél! Jawel! Papieren raken niet meer kwijt, ik weet dat ik iets (niet) heb ontvangen en waar ik het terug kan vinden, rekeningen raken niet meer kwijt en worden op tijd betaald. Het is ronduit mirakels! Gewoon een feest om de administratie bij te houden, niet in de laatste plaats omdat ik soms bijvoorbeeld nog een lieve tegoedbon tegenkom :).
En weet je: Als het voor mij werkt, kan het zomaar ook voor jou werken! Start meteen goed met deze tips:

  1. Maak direct een keuze waar/wanneer papieren het huis binnenkomen. Gooi nutteloos papier meteen in de papierbak
  2. Schaf drie tijdschrifthouders aan: L(ezen), D(oen) en B(ewaren) en sorteer het overgebleven papier hierin
  3. Werk één keer per week het D(oen)-bakje leeg door te doen waarvoor het in dat bakje zit (betalen, mailen, bellen, kopen etc). Gooi daarna het papier weg, of verhuis het naar het bakje (B)ewaren
  4. Werk één keer per maand het bakje B(ewaren) leeg door het in een archief te verwerken
  5. Download hier een overzicht van wettelijke bewaartermijnen voor papieren, zodat je niet te veel of te weinig bewaart

Succes gegarandeerd!!

Groetjes
Esther

 

PS: We kunnen ook samen jouw systeem opzetten, zodat je administratie bijhouden heel gemakkelijk wordt. Vul het contactformulier even in, dan bel ik je voor een kennismakingsafspraak!