Een lege mailbox: zo doe je dat!

Heb jij een lege mailbox, of zie je door de bomen het bos niet meer?

De email… altijd een leuk onderwerp om over te spreken. De eerste keer dat ik een email kreeg ervoer ik als een waar wonder en ik voelde me heel belangrijk. Iemand heeft mij een heuse email gestuurd! Inmiddels liggen die tijden ver achter mij en is email een van de vele manieren waarop informatie binnenkomt. Voor mijn kinderen is email inmiddels achterhaald, langzaam en (te) hoogdrempelig. Als zij een email binnenkrijgen, behandelen ze het als spam: ze zien het nog net binnenkomen, maar kijken er niet meer naar. ‘Als het echt belangrijk is, zullen ze wel appen’. Menig belangrijk bericht van een onderwijsinstelling of DUO is op deze manier te laat of niet bekeken…

Ongelezen

Veel mensen hebben geen fijne, warme gevoelens bij email. Email leidt af van het geplande werk, er is teveel email, te uitgebreide email, de inbox is onoverzichtelijk en er liggen soms te hoge verwachtingen bij de zender over de verwerkingstijd van een email. Email geeft vaak stress.

Iets waar we niet op zitten te wachten dus. Mijn manier om overzicht te krijgen in een volle mailbox is jarenlang geweest: belangrijke email waar ik nog iets mee moet weer op ‘ongelezen’ zetten. Het gevolg was dat ik zo’n mail soms wel vijf keer opnieuw las (om te checken wat ik er ook alweer mee moest doen) en telkens weer op ongelezen zette omdat ik het nog steeds niet kon verwerken. En help! Dan kwamen er nog 30 emails bij en dan zakten die belangrijke ‘ongelezen’ emails helemaal naar beneden. Om dat allemaal in de gaten en onder controle te houden, scrolde ik dus vaak door de inbox heen en weer. Veel verloren tijd. De mail die ik wel afgehandeld had, archiveerde ik in een uitgebreide mappenstructuur om het ‘gemakkelijk’ weer terug te kunnen vinden per project.

Leeg

Toen ik voor het eerst iemand serieus hoorde spreken over een lege mailbox na elke werkdag, barstte ik ongelovig in lachen uit. Onmogelijk! Misschien dat heel georganiseerde en snelwerkende mensen dat zouden kunnen, maar voor mij met mijn chaotische brein kon dat nooit bestaan. Toen ik er toch mee aan de slag ging, als uiterst redmiddel want de chaos werd steeds groter, ontdekte ik dat de grootste verbeterslag lag in mijn eigen gewoontes en denkpatronen.

Eigenlijk kwam het vooral neer op: ben ik gefocust genoeg om mezelf te dwingen tot een keuze? Ja, daar hebben we hem weer: die keuze die in ongeveer elke blog terugkomt. Kiezen is key. Het maakt nog niet eens per se uit of de keuze goed is of niet, maar maak hem in elk geval. Vanaf het moment dat dat kwartje bij mij viel, lukte het mij om een lege mailbox  te krijgen en dagelijks weer leeg te maken. Wat een verademing!

Stappen

Is email voor jou ook stressvol en onoverzichtelijk. Ga dan eens even lekker zitten, open je mailbox en zet je schrap. Hier komen vijf stappen die ervoor zorgen dat ook jij elke dag kunt genieten van een lege mailbox!

Stap 1: Maak vier mappen aan: Actie, Wacht op antwoord, Lezen en Archief
Stap 2: Verplaats alle email van drie weken geleden en daarvoor uit je in-box naar de map Archief. Daarin kun je ze altijd gemakkelijk terugvinden als het nodig is. Voor nu moet je ergens een begin maken met het aanleren van een nieuwe manier van email verwerken. Dus hup, alle email van ouder dan drie weken in Archief. Dat ruimt alvast lekker op!
Stap 3: Begin bovenaan in je inbox en werk elke mail af door de volgende vragen te beantwoorden:
Stap 4: Is deze mail de moeite waard om iets mee te doen? Alle email die ter info zijn (als je in de (b)cc staat), alle onzin of gezellige mails, alle niet-interessante reclamemails) vallen onder NEE. Delete de nutteloze mails, verplaats de lees-stukken naar Lezen en doe de rest in de map Archief.
Stap 5: Ga ik het zelf doen? Alle email waarover je met JA besloot in bovenstaande vraag, onderwerp je nu aan deze vraag: Ga ik het zélf doen? Altijd goed om je te beseffen dat niet alle email die bij jou binnenkomt ook door jou behandeld moet worden! Is het antwoord NEE? Stuur dan direct deze mail door naar degene die ermee aan het werk moet/kan en zet deze verstuurde mail in de map Wacht op antwoord.
Alle overige mails verwerk je direct als dat minder dan twee minuten kost, of zet je in de map Actie.

Et voilá! Een lege mailbox! ?

En dan…?

• Begin elke dag met het doorlopen van de maillijst in de map Actie en bepaal welke email je vandaag gaat wegwerken. Schrijf deze op je to-do lijst van die dag
• Doorloop je inbox aan de hand van de genoemde stappen op twee vaste momenten per dag, niet vaker
• Check één of twee keer per week de map Wacht op antwoord en stuur waar nodig een herinnering
• Gebruik ‘lege’ tijd (bijvoorbeeld onderweg in de trein) om de map Lezen regelmatig door te nemen. Info gelezen? Verplaats de email naar Archief

Klinkt het te gemakkelijk? Probeer het eens! Geef jezelf de kans om te wennen aan nieuwe gewoontes. Ik weet zeker dat er een aantal momenten zullen zijn dat je weerstand voelt tegen deze andere manier, maar laat je niet ontmoedigen en zet door. Met een dagelijks lege mailbox zul je jezelf een enorm plezier doen!

Ging dit allemaal iets te snel en te kort door de bocht? Neem contact met me op, dan maken we een afspraak om er uitgebreider over te spreken en samen met je mailbox aan de slag te gaan!